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Qu’est-ce que j’entends par secrétariat administratif ?

Coach Aide Secrétariat administratif
Assistance administrative et personnelle / Création d'entreprise

Qu’est-ce que j’entends par secrétariat administratif ?

Je vous propose de rédiger pour votre compte des courriers que vous souhaitez envoyer à des administrations ou à d’autres organismes.

Vous ne trouverez pas les mots, vous n’arrivez pas à vous exprimer le plus clairement possible ou tout simplement vous ne savez pas quoi répondre.
Bref, je prends en main la formalisation de la réponse.

Pour cela ; il me faut juste échanger avec vous prendre connaissance de votre besoin, et par la suite je m’arroge la rédaction adaptée à la demande que vous m’avez faite.
La suite m’appartient. Je m’occupe de la rédaction et je m’occupe de son envoi.

Je ne vais pas trop vous en dire, je vais vous donner un exemple avec l’aimable autorisation de mon client, cela me semble plus parlant.

Voilà un message qu’un client m’a transmis par mail pour que je rédige un courrier de réclamation auprès de son assureur.

« Je veux déclarer une réclamation pour une clarification De mon prélèvement
automatique sur mon compte bancaire J’ai reçu Un courrier de votre société Que
les données bancaires que j’avais mis sur l’interface de gestion En tant que
sociétaire était erroné Je me suis rapproché D’un agent par téléphone Tu lui
m’a dit que les données étaient exactes Mais en aucun cas M’a informé par écrit
dans mon interface de gestion en tant que sociétaire comme quoi il y avait eu
une opposition Au prélèvement automatique dans le contrat j’avais établi avec
votre société Après plusieurs contacts Via votre société On m’a demandé de justifier
De ma banque Et de vous fournir Un document de la banque Pour vous démontrer
qu’il n’y avait eu aucune opposition au prélèvement automatique Je me suis
rapproché de ma banque ……. Auquel je vous ai envoyé tous les documents comme
quoi mon compte était 100 % P rationnel après avoir soi-disant votre
information uniquement par téléphone qu’il y a eu une opposition Après encore
plusieurs contacts Par mail et par téléphone Vous m’avez demandé une
attestation de la banque Pour que je vous les montre Qu’il n’y a eu aucun
l’opposition Je vous ai fourni Via l’interface de gestion de mon compte en tant
que sociétaire L’ensemble de mon relevé bancaire L’ensemble de mon interface de
gestion comme quoi mon compte est ouvert depuis le 2 novembre Et qu’une bien
actif il y a aucune mention sur mon système de gestion de ma banque Comme quoi
j’ai fait une opposition Au prélèvement automatique De plus je vous informe Que
j’ai reçu Un courrier de votre société Le 17 janvier Pour un mandat de
prélèvement Auquel il est dans l’obligation par votre société Pour organiser le
prélèvement automatique je l’ai signé le 19 01 2021 que je vous ai renvoyé par
l’interface de gestion En aucun cas je refuse de payer mes mensualités Votre
agence À été vraiment désagréable en ma personne Car pour moi j’ai montrer ma
bonne foi en aucun cas je n’ai généré aucun problème dans le prélèvement
automatique et je ne vois pas pourquoi je devrais payer Mon contrat annuel sans
même que j’ai une information réelle et sérieuse de votre société merci de rétablir
Mon prélèvement automatique comme cela a été fait depuis Plusieurs années
Cordialement »

Voilà ce que j’ai rédigé :

Madame, Monsieur,

Je suis sociétaire auprès de votre compagnie au titre d’une assurance automobile pour mon véhicule …….. depuis quelques années. 

Afin de régler le montant de cette assurance annuelle, j’ai toujours été prélevé mensuellement auprès de vos services et sans rencontrer de difficultés.

Ayant changé en Novembre dernier de banque au profit de la banque ………, j’ai complété sur mon interface de gestion mes nouvelles coordonnées bancaires afin d’effectuer ce prélèvement mensuel à compter de décembre 2020.

Or, j’ai reçu par la suite, un courrier de mon agence me précisant que ces nouvelles données bancaires que j’avais  mentionnées étaient erronées. 

Mon prélèvement automatique mensuel n’a donc pas fonctionné auprès de votre société, une opposition automatique au prélèvement mensuel ayant été mis en place à mon insu.

Je me suis donc rapproché d’un agent de votre société par téléphone pour clarifier cette situation.

Ce dernier m’a confirmé que les données bancaires que j’avais mentionnées étaient exactes mais qu’il y avait eu opposition à ce prélèvement.

Lui rétorquant que ma banque et moi-même, nous n’avions pas fait opposition à ce prélèvement, l’agent ……. m’a demandé de fournir un document de ma Banque …………… attestant de cette absence d’opposition, de mon fait ou de celui de ma banque.

 

J’ai donc pris attache avec ma banque …………qui m’a transmis des documents prouvant que mon compte a toujours fonctionné sans difficulté, étant toujours approvisionné, et ayant toujours été opérationnel depuis son ouverture.

 

Je vous ai transmis ces documents ainsi qu’une attestation de ma banque démontrant l’absence d’opposition.

Je vous ai même transmis, via l’interface de gestion ……, l’ensemble de mon relevé bancaire, de mon interface de gestion bancaire précisant l’ouverture de ce compte bancaire depuis le 2 novembre dernier, démontrant qu’il est bien actif, qu’aucune opposition à un prélèvement automatique n’y est mentionnée.

Par ailleurs, en dehors d’un échange téléphonique avec un agent de votre société, vous ne m’avez jamais fait mention de cette opposition par écrit.

Or, étonnamment, le 17 janvier dernier, vous m’avez demandé par courrier de vous renvoyer signé le mandat de prélèvement automatique pour le paiement de ma cotisation d’assurance afin que vous donniez l’ordre à ma banque d’autoriser ce prélèvement.

Je vous l’ai retourné signé le 19 janvier.

Depuis, mes prélèvements en retard de décembre 2020 et janvier 2021 ont bien été effectués sur mon nouveau compte bancaire ………….., démontrant bien que celui-ci fonctionne clairement.

Les faits semblent démontrés que lorsque je vous ai indiqué mes nouvelles coordonnées bancaires en novembre dernier, vos ne m’aviez pas fait signer l’autorisation de prélèvement auprès de ma nouvelle banque, sésame obligatoire pour que ce prélèvement soit opérationnel.

Qu’ainsi, le problème de prélèvement n’est pas du à une quelconque opposition, qui ne semble n’avoir jamais existé, mais à un simple problème de transmission tardive d’autorisation de prélèvement de votre part.
Lequel a généré automatiquement de votre système informatique une opposition à
paiement.

Or, du fait de cette situation, vous appuyant sur les conditions du contrat précisant que si je faisais opposition au prélèvement automatique, celui-ci serait supprimé, je ne peux plus bénéficier du prélèvement automatique mensuel, alors que je ne suis en aucun cas l’auteur d’une telle opposition.

Conscient de cette situation, mon agence de V…….. m’a adressé un courrier en date du 27 janvier dernier me proposant de mettre en place une facilité de paiement par un règlement en trois fois de mars à mai 2021, ironie du sort par « prélèvement automatique ».

« Errare humanum est, perseverare diabolicum »
(L’erreur est humaine, persévérez est diabolique).

Pourquoi devrai-je être sanctionné contractuellement parlant alors que je n’ai pas commis de faute contractuelle, que j’ai donc respecté mes obligations contractuelles, que j’en ai rapporté la preuve et que vous m’avez rapporté la preuve que cette erreur venait de vos services ?

Je vous précise à toutes fins utiles que si je demande à bénéficier d’un prélèvement mensuel, c’est dans le souci d’une bonne gestion, en bon père de famille.

Or, me proposer (pour réparer votre erreur) de payer en trois mois rapprochés (mars, avril et mai) avec une somme plus importante que prévue, aura pour conséquence de mettre en péril cette gestion et susceptible d’entrainer des conséquences financières à mon égard alors que je n’en serai pas l’auteur initial.

Il s’agit de votre responsabilité de faire fonctionner correctement vos services afin que vos sociétaires n’aient pas à subir vos propres turpitudes.

Je dépose donc une réclamation officielle afin de me voir rétabli dans mes droits à prélèvements mensuels automatiques à compter de février 2021, n’ayant commis aucune faute quant à l’exécution de mon contrat avec vos services.

C’est une question de principe et d’acceptation de vos responsabilités.

Dans l’attente de votre retour que j’espère positif,

Je vous prie de croire, Madame, Monsieur, en mes salutations distinguées.

Mon client a par la suite obtenu satisfaction, ces prélèvements mensuels ont été remis en place et la société lui a présenté ses excuses.